Эксперт по коммуникациям DION Денисов порекомендовал не превращать рабочие звонки в «устный чат»
Из-за избытка встреч многие сотрудники не успевают выполнять основные задачи. Почти три четверти обсуждений считаются неэффективными. Директор платформы корпоративных коммуникаций DION Дмитрий Денисов рассказал Life.ru, как сделать рабочие созвоны полезными.
Одна из главных причин бесполезных встреч — отсутствие понятной цели. Участники подключаются к звонку, не понимая, зачем их пригласили и какие вопросы предстоит обсудить. Денисов отметил, что в приглашении всегда должна быть адженда или краткая повестка встречи. Участники должны заранее понимать цель обсуждения, список вопросов и ожидаемый результат.
Еще одна проблема — избыток участников. Чем больше людей присутствует на созвоне, тем сложнее удерживать фокус обсуждения и принимать решения. Эксперт советует использовать правило двух пицц: количество участников встречи должно быть таким, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. На практике это означает не более восьми человек.
Если сотрудников, которых необходимо проинформировать, значительно больше, лучше разделить коммуникацию на два этапа. Сначала провести обсуждение с ключевыми специалистами, а затем организовать для остальных короткую встречу в формате вебинара или направить им запись и основные выводы.
Эксперт также рекомендует не превращать звонки в «устный чат». Если вопрос можно решить в переписке или совместном документе, лучше отказаться от дополнительного созвона.